Sovittelussa voidaan käsitellä ”jokapäiväisiä” työyhteisön ongelmia kuten tervehtimättä jättämistä, epäkunnioittavaa puhetta, työntekijöiden välistä vähäistä riita-asiaa tai vakavampaa työntekijän terveyttä vaarantavaa kiusaamista.
Sovittelun yhtenä tavoitteena on turvata työyhteisöjen toimintakyky niin, että työntekijät voivat hoitaa sitä tehtävää, jota varten heidät on palkattu. Toisena tavoitteena on, että osallistujat oppivat sovittelusta jotakin ja muuttavat omaa käytöstään. Sovittelijan tehtävänä on konfliktin osapuolten sitoutumisen ja sovintoon motivoitumisen tutkiminen ja vahvistaminen ja toisaalta sovitteluprosessin päättäminen, jos sitoutumista ei ole. Jos sitoutumista ei synny, on sovittelu väärä väline ja silloin tarvitaan työnantajan muita keinoja. Nämä keinot on myös syytä tehdä selväksi ennen sovittelun alkamista kaikille osapuolille.
Työnantaja tai hänen edustajansa päättää työyhteisön ulkopuolisen sovittelijan käytöstä. Sovittelijan kanssa solmitaan kirjallinen toimeksiantosopimus, joka sisältää kuvauksen sovitteluprosessista ja käytettävistä menetelmistä.
Sovitteluprosessi käynnistyy yhteydenotolla sovittelijaan, jolloin sovitaan käytännön järjestelyistä.
Sovittelun kohteena olevalla työpaikalla/työpisteessä järjestetään yhteinen info-tilaisuus, jossa kerrotaan sovitteluprosessin alkamisesta. Infossa kerrotaan sovitteluprosessi pääpiirteittäin; työntekijöitä kuullaan ensin yksitellen ja lopuksi osapuolia yhdessä ja vastataan esiin nouseviin kysymyksiin. Yksilöhaastattelut tehdään sovittelijan/sovittelijoiden kanssa kahden kesken, yhteistapaamisessa ovat mukana työnantajan päätösvaltainen edustaja ja soviteltavan asiaan liittyvät osapuolet. Sekä haastatteluihin, että yhteistapaamiseen on mahdollista ottaa mukaan tukihenkilö, mutta tukihenkilönä toimivan on pidättäydyttävä kaikista kannanotoista tilaisuuksien aikana.
Yhteistapaamisessa pyritään aikaansaamaan sopimus tavoiteltavasta ratkaisusta. Sopimus tehdään ja allekirjoitetaan sovittelun yhteistapaamisessa.
Sopimuksessa sovitaan myös tilanteen seurannasta.
